Comment préparer son audit de surveillance Qualiopi ?
L'obtention de la certification Qualiopi est une étape cruciale pour les organismes de formation qui souhaitent accéder à des financements publics ou mutualisés. Cependant, la certification n'est que le début du processus de conformité. Pour maintenir votre certification, vous devez passer par un audit de surveillance, une évaluation intermédiaire qui permet de vérifier la continuité et l'amélioration de vos pratiques. Cet article vous guide sur la manière de bien préparer cet audit afin de garantir votre maintien dans le cadre des exigences Qualiopi.
1. Comprendre l'importance de l'audit de surveillance
L'audit de surveillance intervient entre 14 et 22 mois après la date d'obtention de votre certification initiale. Son objectif est de s'assurer que votre organisme de formation respecte toujours les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). L'audit de surveillance vérifie la bonne application des actions correctives identifiées lors de l'audit initial et le maintien des processus de qualité.
2. Réviser le rapport d’audit initial
Le point de départ pour préparer l'audit de surveillance est de relire attentivement le rapport de l'audit initial. Identifiez les non-conformités ou les points de vigilance qui avaient été relevés. Assurez-vous que toutes les actions correctives mises en place ont été documentées et qu'elles sont pleinement opérationnelles.
3. Mettre à jour la documentation
L'un des éléments essentiels de l'audit de surveillance est la vérification de la documentation. Celle-ci doit être à jour et refléter fidèlement la réalité de votre organisme de formation. Il est donc crucial de :
Vérifier la conformité des procédures : Assurez-vous que toutes les procédures internes sont conformes aux exigences du référentiel Qualiopi.
Mettre à jour les enregistrements : Tous les documents relatifs aux actions de formation (conventions, feuilles de présence, évaluations des participants, etc.) doivent être actualisés.
Documenter les actions correctives : Les mesures mises en place pour corriger les non-conformités détectées lors de l’audit initial doivent être clairement documentées et suivies.
4. Impliquer les équipes
La préparation de l'audit de surveillance ne doit pas être l'affaire d'une seule personne. Il est essentiel d'impliquer toutes les équipes concernées par les processus évalués. Organisez des réunions pour rappeler à chacun les exigences de la certification et les informer des points sur lesquels l'auditeur pourrait se concentrer.
5. Simuler l’audit
Une bonne pratique pour se préparer consiste à simuler l'audit de surveillance. Cela permet d'identifier les éventuelles failles dans vos processus et de prendre les mesures nécessaires avant le jour J. Pour ce faire :
Effectuez un audit interne : Un audit interne, réalisé par une personne ou un service indépendant, peut aider à identifier des écarts ou des points d'amélioration.
Mettez-vous à la place de l’auditeur : Imaginez les questions qu'un auditeur pourrait poser et préparez des réponses détaillées.
6. S’assurer de la continuité des actions
L’audit de surveillance évalue non seulement la conformité à un instant T, mais également la continuité et l'amélioration de vos pratiques. Assurez-vous que toutes les actions menées depuis l’audit initial ont été suivies, documentées, et qu’elles montrent une progression vers une meilleure qualité.
Besoin d’aide pour préparer votre audit de surveillance, on en parle ensemble !
